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Arbeitszeiterfassung im Gebäudemanagement


Was die Entscheidung des EuGH für Gebäudereiniger und andere Dienstleister im Facility Management bedeutet

Die strengere Rechtsprechung zur Erfassung von Arbeitszeiten hat insbesondere bei Gebäudedienstleistern für viel Aufmerksamkeit gesorgt. Denn die Anforderungen im Facility Management an eine künftige Lösung sind hoch. Bedingt durch eine häufig sehr hohe Mitarbeiterzahl und die Leistungserbringung außerhalb eigener Büros oder Werkshallen ergeben sich für die Branche besondere Anforderungen an ein System zur Zeiterfassung.


Der aktuelle Stand der Rechtsprechung zur Zeiterfassung

Der Europäische Gerichtshof hat im Mai 2019 ein Urteil zur Arbeitszeiterfassung erlassen. Darin werden die Mitgliedstaaten der EU dazu aufgefordert, Unternehmen zu einem “objektiven, verlässlichen und zugänglichen” System zur Zeiterfassung zu verpflichten. Auch wenn mit der Umsetzung der Mitgliedstaaten in nationales Recht nicht vor 2020 zu rechnen ist, sollten Unternehmen im Facility Management schnellstmögliche Lösungen prüfen. Denn Dienstleister wie Gebäudereiniger stehen vor besonderen Herausforderungen.


Drei besondere Anforderungen im Gebäudemanagement

Unter den Lösungen zur Zeiterfassung müssen Gebäudedienstleister besondere Auswahlkriterien beachten.

1. Für hohe Mitarbeiterzahlen im Facility Management geeignet

Die erste relevante Anforderung der Arbeitszeiterfassung ist durch die Mitarbeiter-intensive Branche der Gebäudedienstleistung vorgegeben: Lösungen müssen oft auf hunderte oder tausende Beschäftigte ausrollbar sein, ohne groß zusätzlichen Aufwand - egal ob initial oder in der Folge. Dokumentationen auf Papier sind damit ebensowenig geeignet, wie die Ausrüstung aller Mitarbeiter mit zusätzlichen Laptops.

2. Ortsunabhängig einsetzbar

Das zweite wichtige Kriterium ergibt sich durch die nötige Ortsunabhängigkeit, da keine eigenen Büro- oder Werkshallen die regelmäßige Arbeitsstätte bilden. Für Gebäudereiniger ist die Notwendigkeit klar: ihr Field Service muss jederzeit auch unterwegs in Gebäuden von Kunden die eigene Arbeitszeit erfassen können. Durch den Einsatz bei Kunden vor Ort sind stationäre Lösungen keine Option im Gebäudemanagement.

3. Für manuelles Arbeiten geeignet sein

Das dritte relevante Kriterium ergibt sich aus dem Leistungsumfang. Dienstleister wie Gebäudereiniger haben vor allem Arbeitskräfte, die ohne PC oder Laptop arbeiten. Ein mobiler Einsatz eines Laptops scheidet also aus. Smartphones dagegen übernehmen hier eine wichtige Rolle. Da sie häufig eine bereits hohe Verbreitung unter den Mitarbeitern haben und ohnehin in der Hosentasche mit im Einsatz sind.

Zusammenfassend ist für Gebäudedienstleister der Vorteil von mobilen Apps auf dem Smartphone zur Arbeitszeiterfassung deutlich erkennbar. Neben der Ortsungebundenheit ist auch die Einführung ohne relevant neue Hardware kostengünstig und schnell zu realisieren.


Alle Möglichkeiten zur Zeiterfassung im Überblick

Analoge Zeiterfassung auf Papier

Die Erfassung auf Papier: läuft meist über Stundenzettel oder auch die klassische Stechuhr.
Vorteile: unabhängig von technischen Geräten, geringe Berührungsängste
Nachteile: extrem aufwändige Übertragung in digitale Systeme, keine Echtzeit-Auswertung möglich, keine Systemkopplung möglich, anfällig für Nutzungs- & Übertragungsfehler

Stationäre Systeme zur Zeiterfassung

Beruhen auf personalisierten Chipkarten oder biometrischen Daten, wie Fingerabdrücken.
Vorteile: hohe Kosten durch nötige Hardware, zuverlässige Nutzung bei Gebäudezugang
Nachteile: ortsgebunden und damit außerhalb von eigenen Arbeitsstätten nicht umsetzbar, Aufrüstung mit zusätzlicher Hardware nötig

Digitale Zeiterfassung am PC

Erfassung am PC oder Laptop, über Login oder über Excel oder spezielle Programme.
Vorteile: digital auswertbar, keine zusätzlichen Hardwarekosten bei vorhandenen PCs
Nachteile: ortsgebunden, wenn Mitarbeiter an stationären PCs arbeiten, oder Laptops nicht aus der Arbeitsstätte mitgenommen werden dürfen, PCs oder Laptops nötig

Digitale Zeiterfassung über Apps

Nutzung des Smartphones und spezieller Apps für die Zeiterfassung.
Vorteile: hochmobil, auch außerhalb fester Arbeitsstätten nutzbar, digital verwertbar, keine oder kaum Kosten durch hohe Verbreitung von Smartphones
Nachteile: Datenschutz innerhalb der Apps muss sichergestellt werden, Nutzungshäufigkeit bei Apps, die ausschließlich der Zeiterfassung dienen, muss sichergestellt werden


Zeiterfassung über Apps: Abwägen von tatsächlicher Nutzung und Mehrwert

Viel zu selten in den Blick genommen wird die Frage der tatsächlichen Nutzung. Denn wie jede digitale Lösung, sind auch Apps nur sinnvoll, wenn sie auch tatsächlich genutzt werden. Die Nutzungswahrscheinlichkeit erhöht sich erheblich mit dem Mehrwert, der dem einzelnen Nutzer geboten wird. Dabei fallen reine Zeiterfassungs-Apps bei Mitarbeitern im Gebäudemanagement häufig in der Nutzung durch: der einzelne Mitarbeiter sieht den Mehrwert lediglich für die Personalabteilung.

Das ist nur einer der Gründe, warum [SQ] ONE, unsere Software für Gebäudedienstleister, weit mehr bietet, als reine Zeiterfassung. Denn wir legen viel Wert darauf, Software so zu bauen, dass sie im tagtäglichen Ablauf auch wirklich genutzt wird. Lesen Sie mehr dazu, wie wir Mitarbeiter zu echten Mitstreitern in der Digitalisierung machen.

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